Contact to us

Pourquoi digitaliser la gestion des factures en entreprises ?

2,5 milliards, c’est le nombre de factures qui transitent chaque année en France dans les entreprises. Avec un volume de transactions estimé à plus de 600 milliards d’euros, on comprend pourquoi la dématérialisation des factures est une priorité pour l’État. Au point d’en faire la norme pour l’ensemble des transactions B2B. D’ici 2023, la facture électronique deviendra obligatoire. Pour ne pas se retrouver au pied du mur, autant prendre les bons réflexes dès 2021. Comment mettre en place une solution digitale de gestion des factures ? Et surtout, comment faire de cette “contrainte” une opportunité, voire un levier de croissance ?

Facture électronique : où en est-on en 2021 ? 

Une transition progressive… 

La facture électronique, ou facture dématérialisée, fait progressivement son chemin en France. Pour mieux faire passer la pilule, le gouvernement a fait en sorte que la transition soit progressive. Les premières à avoir franchi le cap ont été les grandes entreprises (5 000 salariés et plus) en 2017. Suivies des ETI en 2018, puis des PME (10 à 250 salariés) en 2019. Enfin, les TPE (jusqu’à 10 salariés) sont, elles aussi, passées à la facture dématérialisée, le 1er janvier 2020  

Voilà pour le secteur privé. Quant aux collectivités et établissements publics locaux et de santé, qui représentent pas moins de  77 474 structures, ils disposent même d’une plateforme dédiée pour le dépôt des factures : Chorus Pro. Mise en place par Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE), Chorus Pro permet aux services et fournisseurs de l’État d’aborder en douceur la facturation électronique. 

D’ici 2025, l’ensemble des entreprises françaises enverra et recevra ses factures en ligne. Exit, le coûteux format papier. Si certaines ont d’ores et déjà adopté la dématérialisation des factures, beaucoup peinent (rechignent ?) à franchir le pas. Par manque de moyens, de connaissances ou de bagage technique.  

Covid-19 : l’essor de la dématérialisation ? 

D’après une enquête du Forum National de la Facture électronique (FNFE) conduite en 2020, la crise sanitaire liée à l’épidémie de Covid-19 a accéléré la facturation électronique, à travers l’envoi de factures en PDF, dans les entreprises. L’enquête montre que le scan de facture est devenu la norme dans environ 30% des entreprises, mais que la majorité continue d’utiliser le format papier, en réception. 

Si la prise de conscience est bien là, reste encore la mise en application. Pourtant, les entreprises ont tout à gagner à adopter la facture dématérialisée. Dans les moyennes et grandes entreprises notamment, qui gèrent des volumes de factures importants, la numérisation des services et des postes est d’autant plus facile à implanter qu’elle représente un enjeu à part entière sur le plan : 

  • financier 
  • technique 
  • organisationnel  

I/ Le poste fournisseur : nerf de la guerre de l’entreprise ? 

C’est peut-être un détail pour vous, comme dit la chanson, mais l’optimisation du poste « fournisseurs » est tout aussi indispensable pour l’entreprise que la bonne gestion de sa trésorerie. Pour conserver une bonne entente commerciale avec ses fournisseurs d’une part, mais surtout pour avoir un aperçu de sa véritable trésorerie,  sans avoir à exclure les dettes fournisseurs non payées. 

Mal géré, le poste accumule les dettes et les relances, ce qui détériore la relation avec les fournisseurs et met à mal le fonds de roulement.  

Sans parler des enjeux en termes de sécurité : fraude, erreur de saisie, de paiement, perte et vol de documents, la gestion des factures n’est pas sans risques. Les chiffres parlent d’eux-mêmes : 82% des DAF et 66% des DSI considèrent la dématérialisation comme une priorité stratégique pour la performance de la fonction finance. 

La gestion des factures fournisseurs : un poste à responsabilité 

Concrètement, quels sont, à l’heure actuelle, les risques et les failles du poste fournisseur ? Pour mieux comprendre, il faut revenir sur le fonctionnement, les processus et les intervenants du poste fournisseur, et les difficultés rencontrées lors de : 

  • L’engagement : risque lié à la validation orale des dépenses. 
  • Le paiement : fuite des données, si les coordonnées bancaires du payeur sont partagées, gestion des dépenses sur Excel, avec une adresse mail centralisée pour les factures, etc. 
  • La facturation : frais d’envoi, de mise en pli, de réception, risque de perte / de vol, etc. 
  • La réconciliation : erreurs liées au rapprochement manuel (entre la facture et la dépense) ; 
  • L’exportation : erreurs de paiement, de saisie et de doublons liées à la saisie manuelle dans la comptabilité. Surtout si l’entreprise dispose de plusieurs relevés bancaires ;

La gestion des factures est une tâche chronophage, à faible valeur ajoutée, qui mobilise des ressources, et empiète sur la productivité des effectifs.  

Les délais et coûts de traitement des factures papier : nerf de la guerre 

En moyenne, on estime qu’il s’écoule environ deux semaines entre la réception et le paiement des factures. Sans parler des heures passées à trier les factures dans les archives pour trouver la bonne à présenter au contrôle fiscal…. Côté coût, le bilan n’est pas brillant non plus : le traitement d’une facture papier coûte environ 14 €. Il s’agit surtout de coûts cachés, qui échappent au bilan comptable. 

Pour résumer, les enjeux se concentrent sur les coûts et temps de traitement, la centralisation et l’accès aux factures. Ces challenges participent ensuite à l’optimisation du Procure-to-Pay (ou P2P, processus qui couvre la demande d’achat jusqu’au paiement). 

Tout l’enjeu pour les entreprises consiste aujourd’hui à réduire les délais de paiement. Une démarche qui passe notamment par l’accélération des délais de transmission et de traitement des factures et donc, par leur dématérialisation.  

En automatisant les tâches et en réduisant le nombre d’interventions humaines sur la supply chain, on réduit de façon significative le risque de failles et de fraude. Mais pas uniquement, la facture électronique est un véritable levier de performance, sur de nombreux plans : 

  • Amélioration des processus de reporting et BI ; 
  • Dématérialisation des processus P2P ; 
  • Amélioration des opérations de clôture ; 
  • Réduction des délais de paiement (et donc lissage du besoin en fonds de roulement) ; 
  • Périmètre de factures mieux défini. 

II/ Digitalisation des factures fournisseurs  

La dématérialisation reste un concept assez opaque : qu’appelle-t-on exactement une facture dématérialisée ? Quelle est la différence entre numérisation et digitalisation ? Il est important de bien les distinguer. Car, si aujourd’hui, beaucoup d’entreprises se targuent d’utiliser la facture dématérialisée, c’est en fait de numérisation qu’il s’agit. Pour faire simple : 

  • Une facture numérique est un document à l’origine édité sur papier, qui a ensuite été scanné pour être traité. 
  • une facture dématérialisée n’a jamais connu le format papier : absolument tout, depuis son émission jusqu’au paiement final, se passe en ligne. 

Trop souvent, la dématérialisation des factures fournisseurs est ramenée à la simple sauvegarde des fichiers en format PDF. Alors que le déploiement des solutions de dématérialisation en entreprises implique une refonte des outils, des processus et des étapes de validation des paiements. Autrement dit, il ne s’agit pas uniquement de scanner des factures, c’est l’intégralité du processus de facturation (envoi, collecte, traitement et paiement) qui fait l’objet d’une refonte. C’est ce qu’on appelle couramment la Gestion Électronique des Documents (GED). 

En effet, pour être reconnue “électronique”, la facture doit répondre à certaines exigences, définies à l’article 289 du Code Général des impôts. À savoir qu’elle doit garantir : 

  • l’authenticité de l’origine,  
  • l’intégrité du contenu,  
  • la lisibilité du contenu 

Et cela depuis l’émission jusqu’à la fin de sa période de conservation. Mais ce n’est pas tout : les factures sont protégées par la signature électronique et la Piste d’Audit Fiable, qui garantissent la traçabilité du document et leur origine. 

III/ Avant / après : à quoi ressemble la gestion des factures dématérialisées ? 

Dans les entreprises concernées, qui utilisent la plateforme Chorus Pro ou la Factur-X notamment, les échanges sont entièrement dématérialisés. La signature électronique garantit l’authenticité du document, et la Piste d’Audit Fiable s’assure de l’intégrité d’un processus de facturation et reconstitue sa chronologie. 

Résultat ? Des factures émises et envoyées plus rapidement, mieux contrôlées.  

Même constat côté coûts. La facture électronique permet de s’affranchir : 

  • des coûts d’impression ; 
  • des coût de mise en pli et d’envoi ; 
  • des coût de traitement ; 
  • et enfin, des coûts de l’espace dédié à l’archivage papier ;

Selon des études menées par l’Institut de Socio-Economie des Entreprises et des Organisations (ISEOR), en corrigeant ses coûts cachés, l’entreprise économise entre 5 000 € et 35 000 € par personne et par an (gains de productivité, accroissement de chiffre d’affaires…) 

Comment implanter une solution de dématérialisation des factures ? 

Les solutions de dématérialisation existent en deux formats : le logiciel informatique “classique”, avec achat de licence, ou le Software as a Service (SaaS), hébergé sur le Cloud. En plus des fonctionnalités de dématérialisation, ces outils peuvent intégrer, selon les besoins de l’entreprise : 

  • les fonctions de gestion complète fournisseur ; 
  • les fonctions d’export vers la comptabilité ; 
  • les fonctions de rapprochement avec la banque.

Pour un workflow de validation des factures optimisé, veillez à choisir un outil compatible avec votre logiciel comptable, et votre logiciel de facturation, de façon à ne pas “empiler” les solutions. Elles doivent pouvoir s’emboîter, comme Libeo, conçu pour fonctionner avec des logiciels de gestion et comptabilité comme Quickbooks, Sage ou encore Cegid. 

Comment faire de ce changement un levier d’efficacité ? 

La facture électronique va devenir la norme d’ici 2025. Une transition qui va définitivement bouleverser les habitudes des entreprises. Plutôt que de la voir comme une contrainte, faites-en une force. Pour cela, il faut considérer l’impact du changement non seulement sur le P2P, mais aussi sur la performance globale de l’entreprise : 

  • Réduction des frais : la facture électronique coûte beaucoup plus cher qu’une facture papier (2€ contre 14 €). En réduisant la charge administrative liée à la gestion des factures, vous renforcez la compétitivité de votre entreprise. 
  • Réduction des délais de paiement : l’envoi d’une facture électronique via un dispositif de dématérialisation sécurise la transmission, ce qui permet d’anticiper les éventuels retards de paiement. 
  • Sécurisation renforcée : les outils de dématérialisation sont conçus pour assurer une transparence et une traçabilité totales des factures. Cette visibilité participe au renforcement des relations commerciales, ainsi qu’à la réduction des litiges causés par les retards de paiement. 
  • Amélioration de la relation fournisseur du fait de la réduction des délais de paiement. Une relation de confiance est essentielle entre l’entreprise et ses fournisseurs, pour le bon déroulement des opérations. Personne ne souhaite être catalogué “mauvais payeur”,  
  • Lutte contre la fraude : au fournisseur, au président, mais surtout à la TVA grâce à des recoupements automatisés entre achats et ventes et à une obligation de reporting. 
  • Impact environnemental : sur les 2 à 3 milliards de factures émises en France, 70 % le sont sur papier. Sachant qu’une facture reçue sur papier est généralement dupliquée au moins 3 fois, le bilan écologique de la facturation papier est particulièrement coûteux.  
  • Transparence fiscale pré-remplie, la facture électronique fait gagner beaucoup de temps dans les déclarations de TVA, mais également les contrôles fiscaux. Grâce à l’archivage électronique, les factures sont centralisées, et leur accès simplifié (pour les personnes habilitées).   

Conclusion 

La facturation électronique va apporter beaucoup aux entreprises, surtout celles qui enregistrent un grand nombre de mouvements bancaires, et de factures à traiter.  

  • gestion plus facile, plus rapide et automatisée des factures  
  • renforcement des contrôles de sécurité 
  • réduction du nombre d’interventions humaines, et des ressources humaines. 
  • moins de risques de fraude et d’erreurs de saisie, de doublons, de paiement, etc. 
  • réduction des délais de paiement

À propos de Libeo 

Créée en janvier 2019, Libeo permet aux dirigeants d’entreprise, directeurs financiers, et experts-comptables, de centraliser, valider et payer leurs factures fournisseurs en un clic, sans IBAN et sans avoir à se connecter à leur banque. Plus de 35,000 entreprises ont rejoint Libeo pour payer et se faire payer, parmi lesquelles les cliniques Eurosanté, Champagne Alain Edouard, Chateau Laguiole, Bodyguard app, Cali Sisters, Paname Collections ou encore des franchises (Monoprix, Starbucks). 

Leave a Reply