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Pourquoi automatiser et digitaliser les processus financiers ?

L’automatisation et la digitalisation des processus sont désormais indispensables pour permettre aux responsables financiers de se libérer des tâches répétitives et de se consacrer à leurs missions d’analyses et de pilotage de la performance.

Quels sont les avantages de la digitalisation pour la fonction finance ?

Nombreux sont les bénéfices pour les départements financiers. Aujourd’hui, les priorités des DAF consistent à optimiser la gestion des tâches, à réduire les délais de paiement des fournisseurs et de remboursement des dépenses professionnelles des collaborateurs, à gagner du temps dans la mise à jour de la comptabilité de l’entreprise et à simplifier les chaînes de validation. La digitalisation des processus répond justement à tous ces besoins et offre à la fonction finance plusieurs avantages :

  • Visibilité en temps-réel : les dépenses globales de l’entreprise sont consultées en temps-réel pour un suivi efficace et un contrôle précis.
  • Centralisation des données : toutes les données sont centralisées sur une plateforme.
  • Aide à la prise de décision : en se basant sur les données réelles, les responsables financiers peuvent prendre les bonnes décisions opérationnelles et stratégiques.
  • Améliore la planification et la budgétisation : la digitalisation des processus aide à planifier et à gérer la situation financière de l’entreprise en ayant un coût d’avance sur les budgets.

Pourquoi l’automatisation des processus financiers est-elle une nécessité ?

L’automatisation des processus est un sujet au cœur des discussions, plus particulièrement pour le département financier. En effet, l’optimisation des processus grâce à l’automatisation a toujours été aux cœur de l’amélioration de la performance des entreprises. Que ce soit via la mise en place de nouvelles technologies, l’objectif reste le même : faire gagner les équipes finance en temps et en productivité.

Dans un monde où l’erreur humaine n’a pas sa place, l’automatisation des processus financiers se démocratise de plus en plus. Selon une étude, presque un tiers des activités qu’exercent les responsables financiers pourraient être automatisés.

C’est un fait : l’automatisation offre plusieurs avantages aux DAF, tels que :

  • L’amélioration de la productivité en se concentrant sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Exemple : le contrôle de gestion, le conseil et la stratégie.
  • Une meilleure gestion du risque.
  • Une comptabilité à jour et de manière continue.
  • La possibilité de générer des reporting réguliers pour surveiller les principaux KPI de manière quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
  • Une meilleure communication et collaboration entre les différents départements de l’entreprise. En effet, chaque service dispose d’une information fiable permettant d’aider à la prise de décision et d’effectuer des arbitrages éclairés au regard des indicateurs financiers.

La gestion comptable, et plus particulièrement la gestion des dépenses en entreprise est donc plus renforcée, plus rentable, plus transparente et mieux contrôlée.

C’est dans ce contexte que la solution intelligente Expensya, permet d’automatiser tout le processus de gestion des dépenses professionnelles, du reçu jusqu’à l’intégration en comptabilité.

Mais qu’entend-on exactement par automatisation des processus financiers ?

Aujourd’hui, le rôle du directeur administratif et financier a évolué vers un rôle plus stratégique. Ce dernier se concentre beaucoup plus sur le développement de l’entreprise à savoir : l’amélioration du pilotage de sa performance, le contrôle, la maîtrise des risques de conformité et de fraude.

L’automatisation des processus ou plus communément connu sous l’expression « Robotic Process Automation » vient répondre aux enjeux du DAF cités précédemment en l’aidant à se débarrasser des tâches fastidieuses et chronophages. Le système d’automatisation des processus consiste tout simplement à confier à un logiciel l’exécution de tâches manuelles normalement effectuées par un humain telle que la saisie des dépenses professionnelles ou leur remboursement.

Un contrôle peu efficace, des outils inexistants ou peu fiables sont les principales causes du manque de visibilité sur les coûts engendrés par l’entreprise. Pour cette raison, mettre en place un outil qui permet d’automatiser chaque étape du processus de gestion des dépenses est essentiel et permet de :

  • Faire disparaître les saisies manuelles des dépenses.
  • Dématérialiser les justificatifs et éviter les pertes.
  • Recentrer votre temps sur votre cœur de métier.
  • Améliorer la productivité des collaborateurs.
  • Simplifier le processus de validation.
  • Intégrer les données relatives aux dépenses au logiciel de comptabilité ou ERP de l’entreprise.
  • Minimiser les risques d’erreurs.
  • Gérer les dépenses professionnelles au fil de l’eau.

Ce qu’il faut retenir :

Au final, la dématérialisation des processus financiers est la meilleure alternative pour les entreprises en quête de performance continue. En optant pour l’automatisation, les DAF auront une meilleure visibilité sur les indicateurs financiers, un pilotage et un contrôle beaucoup plus précis, une maîtrise des coûts globaux et des risques de l’entreprise – une réelle opportunité pour ces derniers !

À propos d’Expensya :

Expensya est une solution intelligente qui automatise chaque étape du processus de gestion des dépenses de toutes les entreprises, et ce de la dématérialisation des factures au remboursement. Acteur disruptif du marché du déplacement professionnel, Expensya accompagne plus de 5000 entreprises clientes dans plus de 100 pays avec une approche 0 saisie, 0 papier, 100% mobile et 100% intégrée.

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