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“Les frais professionnels peuvent être source de profit”

La gestion des frais professionnels est aujourd’hui encore identifiée comme étant une tâche fastidieuse au sein des entreprises. Grâce à un logiciel SaaS spécialisé et à une application dédiée, il est pourtant possible d’optimiser ses dépenses et de revitaliser ses politiques de gestion.

Simplifier pour mieux gérer 

La gestion des dépenses professionnelles, en incluant les notes de frais, est très souvent traitée par les entreprises comme une dépense subie. Classiquement, les sociétés s’arrêtent à définir une « expense policy » (politique de dépenses professionnelles) ainsi qu’une politique de contrôle (par exemple en exhaustivité ou par échantillonnage).  Mais il n’y a généralement que peu de réflexion sur l’enveloppe globale des frais et l’étude des données réelles : la partie stratégique de la question.  

Pour les accompagner, la première étape est de permettre aux directions financières d’atteindre le plus rapidement possible la dématérialisation totale des justificatifs dans leurs entreprises. La dépense professionnelle représentant le deuxième budget contrôlable après les salaires, l’enjeu est donc majeur. La dématérialisation apporte généralement un gain de productivité important, environ deux tiers du temps ETP global. Qui plus est, une fois que le flux est dématérialisé et plus fluide, le traitement de la donnée et les processus dérivés en aval sont beaucoup plus simples.  

Aussi, l’utilisation d’un outil permet de fluidifier le flux jusqu’au remboursement des frais et la récupération de la TVA. Pour cela, l’utilisation d’un coffre fort électronique permet de se débarrasser officiellement et légalement du papier. Ce qui est d’ailleurs un point de plus en plus à considérer dans une démarche RSE. Après avoir fluidifié la chaîne en matière de process, toute la partie remboursement peut être automatisée. Certaines entreprises le font même quotidiennement. L’outil est donc la solution ultime pour éliminer toutes les problématiques complexes liées à la gestion des frais professionnels. 

Récupérer pour mieux optimiser  

La récupération de la TVA est trop souvent incomplète (voire non traitée), notamment pour des sociétés dont les employés effectuent beaucoup de notes de frais pour de petits montants. Pourtant, les enjeux sont nombreux. L’IFBD (International bureau of fiscal documentation) a récemment affirmé dans leur dernière étude internationale que 54% de la TVA éligible sur les notes de frais ne sont pas réclamés par les entreprises.  

La période dans laquelle nous évoluons depuis plus d’un an a eu la vertu de pousser à la dématérialisation, bien sûr, mais aussi au contrôle et à l’analyse des flux financiers avec une unité de temps la plus réduite possible. Dans un contexte de crise mondiale où la quête à la liquidité se fait urgente, l’optimisation de la récupération de la TVA représente naturellement un levier non négligeable. 

Si jusqu’à alors l’effort à fournir était perçu comme trop important par rapport au gain, les entreprises recherchent désormais de plus en plus à optimiser sa récupération. Pour obtenir un réel retour sur investissement, la récupération de TVA locale ou intra, a une grande importance. Pourtant, la complexité du processus est très souvent pointée du doigt par les gestionnaires, notamment lorsqu’il s’agit de gérer différents taux de TVA. Toutefois, dès lors que les bons outils sont mis en place, le but est d’arriver à ce que les systèmes de gestion des dépenses soient autofinancés. De la sorte, un outil dexpense management peut être remboursé par la somme récupérée en sus (2 à 3 % en moyenne), généralement en deux quarters fiscaux. L’utilisation d’outils liés à l’automatisation et l’analyse permet d’avoir une vision des frais professionnels plus transparente, plus contrôlable, et plus précise financièrement. 

 Analyser pour mieux contrôler 

Dans le domaine de la note de frais, nombreux CFO n’ont pas une idée claire, jusqu’à la fin du mois, de leur volume total de frais à rembourser. Ce qui est très différent des factures fournisseurs ou de vente. Les directions financières veulent désormais gérer leur cash de manière plus transparente sur les entrées comme sur les sorties. 

 Or, toute la stratégie financière d’une entreprise passe par l’analyse de la donnée. Il est important d’en comprendre l’évolution des dépenses, aussi bien de façon macro que de façon micro. Grâce à la puissance technologique, cette analyse de données est accessible, compréhensible et facilement déployable pour des entreprises de taille assez variable, de l’ETI aux grands comptes. La solution, boostée à l’Intelligence Artificielle, met ainsi en lumière ce qui va, ce qui ne va pas, et surtout ce qui peut être optimisé. Autant de renseignements qui permettent à l’entreprise de construire une vraie stratégie et de l’optimiser de façon continue. 

Il est possible d’effectuer des analyses exploratoires, en support au contrôleur de gestion ou aux personnes chargées du contrôle des notes de frais. Mais pour aller plus loin, des analyses proactives sont utilisées pour faire remonter des informations ou des alertes en temps réel. L’objectif étant que l’humain puisse arbitrer ou s’informer. Ce second type d’analyse permet de résoudre le souci des contrôleurs de trouver des aiguilles dans des bottes de foin, mais aussi d’aider des ETI à accéder facilement à des analyses d’ordinaire réservées aux grands groupes, du fait d’effectifs beaucoup plus larges. En effet, la majorité des contrôleurs passe beaucoup de temps à trianguler des sources d’informations. Cela peut être des choses « simples », comme les congés et les notes de frais. Mais aussi des informations beaucoup plus complexes à analyser, comme les taux de change et les frais fixes appliqués sur différents programmes de cartes corporate. Toutes ces analyses sont tournées vers le retour sur investissement. Il est donc possible de transformer un centre de coûts en centre de profits. L’intelligence artificielle se met ainsi au service de l’humain. L’outil a pour objectif de reproduire ce que fait l’humain, mais de la manière la plus automatisée possible, afin qu’il puisse se concentrer uniquement sur l’aspect stratégique de l’analyse et en tirer des décisions et du retour sur investissement quantifiable. 

 

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