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FACE À L’AUGMENTATION DES FRAUDES ET DES ANOMALIES DE PAIEMENT, LA DIGITALISATION DU CYCLE PROCURE-TO-PAY DEVIENT ESSENTIELLE

PAR THOMAS HONEGGER, DIRECTEUR DE LA FILIALE FRANCE D’ESKER

La gestion du risque est une responsabilité du Directeur Administratif et Financier et de la
Direction Générale. Elle intègre la prévention contre la fraude interne ou externe. Pour se
protéger, l’entreprise doit se doter de pratiques organisationnelles et de stratégies efficaces
pour sécuriser ses processus.

Entre 2018 et 2020*, 7 entreprises sur 10 ont été victimes d’au moins une tentative de fraude
et 8 entreprises sur 10 redoutent un accroissement de ce risque. Les incidents relatifs aux
délais de paiement des entreprises ont été multipliés par 3 à la fin du mois de mars 2020,
conséquence de la crise sanitaire mondiale. Les répercussions sur l’entreprise peuvent être
lourdes et l’optimisation des processus visant la maîtrise des risques devient une priorité pour
les entreprises.

La gestion du risque et la prévention contre la fraude représentent maintenant un pan entier de
la mission des Directions Administratives et Financières. C’est la conséquence de l’instabilité
économique, de la montée en puissance de la digitalisation, du durcissement réglementaire et
de la lutte contre la corruption.

Pour se prémunir, une sécurisation des processus doit pouvoir être mise en œuvre dès lors
qu’ils touchent à la trésorerie de l’entreprise. C’est précisément le cas du cycle Procure-to-Pay
(P2P) qui recouvre l’ensemble des opérations et échanges avec les fournisseurs, de la création
des demandes d’achat au règlement des factures en passant par la gestion des fournisseurs.
Quelle stratégie adopter face à cette augmentation des fraudes et des anomalies de paiement ?

1 – DÉMATÉRIALISER LES FICHES FOURNISSEURS
En fonction des prestataires avec lesquels elles traitent, les entreprises ont l’obligation légale
de vérifier un certain nombre d’informations lors de la création des fiches fournisseurs. C’est
notamment l’un des nombreux volets de la loi Sapin II qui réglemente l’obligation d’évaluation
des tiers, prévenant ainsi de nombreux risques liés aux fournisseurs. La digitalisation du cycle
P2P facilite cette évaluation. Elle permet de vérifier les informations de manière automatique
via un portail sécurisé sur lequel les fournisseurs sont invités à enregistrer leurs documents.
La digitalisation permet également d’extraire des données et de les recouper pour vérifier leur
exactitude. L’entreprise renvoie alors l’image d’une structure responsable qui prend toutes les
mesures nécessaires pour pallier les risques fournisseurs.

2 – PARAMÉTRER DES PROCÉDURES SÉCURISÉES
Les solutions d’automatisation du cycle P2P permettent de moduler l’accès aux informations
en fonction des profils des utilisateurs. Chaque profil se voit attribuer le droit d’effectuer
un ensemble d’actions dans un cadre strictement sécurisé et paramétré selon les règles
internes à l’entreprise. Et puisque le cycle P2P implique un grand nombre de services et
de collaborateurs différents au sein de l’entreprise, une stricte séparation des tâches est
indispensable. Que l’on soit dans la phase de création de fiches fournisseurs, de commande
ou de traitement des factures, chacun a accès uniquement aux informations qui lui sont
nécessaires pour la réalisation de ses tâches. Paramétrer ces règles et circuits d’approbation
permet d’aiguiller chaque élément vers le bon profil sans erreur possible.

3 – TRACER TOUTES LES ACTIONS ET INTERACTIONS
Les solutions de digitalisation du cycle P2P permettent de tracer et d’enregistrer toutes les
actions effectuées sur un système. En cas d’audit, l’entreprise doit pouvoir retrouver toutes
les actions qui prouvent qu’elle a suivi à la lettre les procédures qui lui sont imposées. Elle
démontre, en outre, qu’elle a rigoureusement respecté son devoir de vigilance auprès de ses
prestataires. Les actions et interactions des collaborateurs sont documentées : l’entreprise
est en mesure de dire qui a fait quoi et quand. Elle s’assure que le bon profil a bien effectué
les tâches qui lui incombent et qu’il a pu consulter la bonne donnée, au bon moment. Être
en mesure de remonter toutes ces informations réduit les risques de fraudes, y compris
internes : 47% des fraudes répertoriées qui ont coûté près de 100 millions d’Euros (ou plus)
ont été commises… par les collaborateurs eux-mêmes.

4 – ACCÉLÉRER LE TRAITEMENT DES FACTURES
Payer ses fournisseurs dans les temps nécessite la mise en place d’un système de réception
et de traitement automatique des factures. Cela passe par des bons à payer électroniques,
des alertes en cas d’anomalies, des outils de reporting, des indicateurs sur le traitement
des factures en cours et des outils de gestion collaboratifs. L’automatisation des étapes de
traitement des factures fournisseurs permet d’accélérer les délais, donc de réduire les retards
de paiement et d’éviter les pénalités. Cette gestion plus fluide a un impact positif sur la
trésorerie et améliore les relations avec les fournisseur.

5 – EFFECTUER DES RAPPROCHEMENTS AUTOMATIQUES
Dans le cadre de la digitalisation du cycle P2P, la détection des anomalies permet également
de prévenir la fraude. Cette vérification peut se concrétiser par un rapprochement automatisé
des documents ou des informations. Par exemple, L’utilisateur est alerté si le RIB du
fournisseur présent sur la facture ne correspond pas à celui renseigné dans la base de données
fournisseurs. En cas d’alerte, le service comptable va pouvoir vérifier directement auprès du
prestataire si ce changement de coordonnées bancaires est légitime. Soit il s’agit d’un simple
oubli et le nouveau RIB n’a pas été contrôlé au préalable, soit c’est une tentative de fraude. De la
même manière, il est possible de rapprocher automatiquement les factures avec les lignes de
commandes ou les bons de livraisons associés afin de détecter tous les écarts.

6 – METTRE EN PLACE DES INDICATEURS ET DES OUTILS DE SUIVI
DE LA TRÉSORERIE
L’automatisation du cycle P2P, c’est aussi la possibilité de mettre en place des indicateurs
et des outils de mesure afin de suivre en temps réel et avec une visibilité accrue l’évolution
de la trésorerie, les prévisions associées, les variations d’activités et toute autre donnée
indissociable de la performance du cycle P2P. Les gestionnaires des pôles financiers
mais aussi les services achats et comptabilité fournisseurs peuvent alors détecter tout
dysfonctionnement pouvant entraîner des retards de paiements. Ils sont ainsi en mesure
de proposer des stratégies efficaces et parviennent également à exploiter ces différentes
informations pour mieux identifier et exploiter les leviers qui fonctionnent. Exemples
d’indicateurs en mesure de soutenir efficacement le cycle P2P : le montant des demandes
d’achat à valider vs. le budget restant, le pourcentage de factures liées à des commandes, la
mesure du délai moyen de traitement des factures, le taux d’exceptions dans le traitement
des factures, le taux de pénalité et le montant des pénalités encourues etc.

Source : Euler Hermes-DFCG, 2019 / Rapport annuel de l’Observatoire des délais de paiement en 2018, 2019 / PwC, Priorités 2020 du
Directeur Financier / Les Echos, Délais de paiement : les incidents explosent depuis le début du confinement, avril 2020, PWC Global
Economic Crime Survey, 2020gitale et Intelligence Artificielle de l’INSEEC, AFDCC et Esker sur la valorisation des métiers de l’ADV.

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