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Digitalisation des engagements et dématérialisation des factures fournisseurs : un duo gagnant

La facture électronique tout le monde en parle. Alors que la loi de finance 2020 annonce sa généralisation pour 2025, les entreprises ne doivent pas se limiter à une dématérialisation purement technique de leur facture fournisseurs mais profiter de cet élan pour digitaliser et mettre sous contrôle l’intégralité de leur cycle d’engagements Purchase-to-Pay.

Digitalisation du processus Purchase-to-pay : des avantages reconnus

  • Automatiser pour gagner en contrôle

L’un des avantages du digital est la possibilité d’automatiser le traitement de bout en bout de la facture fournisseurs depuis la commande jusqu’à sa mise en paiement. Celui-ci peut en effet être totalement robotisé tout en garantissant que la totalité des informations et documents seront disponibles et contrôlés tout au long du processus. Le paiement d’une facture devenant in fine une simple formalité.

  • Garantir la conformité des données

La digitalisation du processus Purchase-to-Pay (P2P) concourt à simplifier, homogénéiser et sécuriser l’accès aux factures, en respectant les règles fiscales applicables (en cas de contrôle). Elle permet de fiabiliser les données (TVA, données opérationnelles, imputations comptables ou analytiques, informations de réception, etc.) et d’assurer la valeur légale d’une facture fournisseurs. L’ensemble des documents et processus ainsi dématérialisés et contrôlés, il devient possible de construire simplement la Piste d’Audit Fiable, dispositif obligatoire pour assurer la validité d’une facture électronique.

  • Gagner en productivité et optimisation des coûts

Avec un processus automatisé, les équipes comptables accèdent rapidement et facilement aux bonnes informations et gagnent du temps dans la phase de rapprochement/contrôle des factures. La facture issue d’un processus contrôlé et contrôlable tout au long de l’amont permet un rapprochement vraiment automatique et fiable entre les éléments facturés, les éléments réceptionnés et ceux portés dans la commande. Le coût de traitement d’une facture peut ainsi être divisé par 2 ou 3.

  • Faciliter le respect des délais de paiement

Le temps de traitement d’une facture jusqu’au “bon à payer” pouvant être divisé par 10, il devient possible de sécuriser le respect des délais de paiement conformément à la législation (Loi LME), voire faciliter les paiements anticipés via escompte ou reverse factoring. Clients et fournisseurs gagneront ainsi en performance dans leur relation.

Une collaboration accrue au service de la relation fournisseurs

Digitaliser le processus P2P d’une entreprise implique la direction financière et comptable, la direction des achats et les directions opérationnelles dans une collaboration accrue au service de la relation fournisseurs.

Bien avant l’acte de facturation, un processus P2P digitalisé sécurise la commande réalisée par les équipes achats ou opérationnelles qui constitue l’engagement contractuel avec le fournisseur. Du côté des acheteurs, avoir une vision des dépenses structurées permet d’établir des stratégies d’achats par marché et de construire une relation constructive dans la durée avec les fournisseurs les plus critiques.

Elle facilite également la consolidation des engagements de dépenses par fournisseurs, le partage d’information avec les équipes en charge du suivi des règlements et le respect des conditions contractuelles négociées par les achats.

Elle contribue encore à gérer les risques et la conformité grâce à l’enrichissement des données fournisseurs tant sur la solvabilité de ceux-ci que pour une vérification en temps réel de la situation des entreprises référencées auprès des plateformes spécialisées.

Un processus P2P dématérialisé de bout en bout – du sourcing à la facture fournisseur, en passant par la commande – contribue donc remettre à plat les processus de l’entreprise, c’est un véritable accélérateur de conformité réglementaire interne et fiscale. Il tend même à devenir « nécessaire » : pour réussir la digitalisation de son processus de facturation, il est essentiel de bien maîtriser l’amont !

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