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Comment la planification financière et opérationnelle se modernise avec la transformation digitale ?

Par Frédéric Mercier, France Ecosystem Team Leader for BI & PM – IBM

Votre équipe de planification et d’analyse financière (FP&A) peut-elle modifier les plans financiers, les prévisions et les budgets en temps réel ? Ou bien, les processus traditionnels ont-ils maintenu votre équipe de pilotage financier liée à des feuilles de calcul et à des attentes dépassées ? Aujourd’hui, l’extension de la planification et l’analyse à l’ensemble de l’organisation est l’approche privilégiée par de nombreuses entreprises. On parle de « xP&A ». Ce virage vers la planification d’entreprise est au cœur de la transformation numérique, et l’élaboration du budget un des cas les plus symptomatiques.

Des prévisions précises permettent de prendre des décisions fiables, fondées sur des données, mais trop souvent, le travail est créé de manière ad hoc et cloisonné entre les services de l’entreprise. Alors que la finance entre dans une nouvelle ère de transformation numérique, les directeurs financiers et les managers ont besoin de modèles financiers qui peuvent évoluer à la vitesse requise par le contexte économique et concurrentiel de l’entreprise. Choisir la bonne solution de gestion de la performance est la clé du succès – et la santé financière de votre entreprise dans cinq mois ou dans cinq ans en dépend.

Une approche numérique de la comptabilité financière et des finances implique l’adoption de stratégies axées sur l’automatisation des processus, l’agilité, la transparence et les connaissances basées sur des indicateurs. Voici trois façons de moderniser votre pratique du pilotage budgétaire :

  1. Laissez derrière vous les problèmes des feuilles de calcul Microsoft Excel
  2. Exploitez la puissance de la planification intégrée ou de la planification et de l’analyse étendues (xP&A)
  3. Réimaginer le rôle du back-office

1. Laissez derrière vous les problèmes des feuilles de calcul Microsoft Excel 

58 % des moyennes et grandes entreprises utilisent encore des feuilles de calcul pour gérer leurs processus de planification et de budgétisation, et pourtant, 41 % des utilisateurs d’Excel affirment que les feuilles de calcul ne peuvent pas gérer leurs volumes de données.

Les solutions de planification manuelles et traditionnelles ont également un coût en termes de temps et d’innovation. Les organisations qui ne disposent pas d’une plateforme centralisée consacrent jusqu’à 20 % de leur temps de « planification et d’analyse » à la collecte de données et jusqu’à 30 % à la validation de ces informations.  C’est un problème majeur, surtout lorsqu’il s’agit de gérer vos données financières.

Plus l’utilisation des feuilles de calcul est répandue au sein d’une organisation, plus les erreurs humaines et les risques sont élevés. Trop souvent, les feuilles de calcul créent des modèles défectueux et des calculs inexacts en raison d’un manque de normalisation, d’une mauvaise intégrité des données et de méthodes de collaboration inefficaces. La pandémie de COVID-19 a fait comprendre à de nombreux directeurs financiers et contrôleurs de gestion, ne serait-ce que la valeur d’un processus de planification agile. Pour survivre à la pandémie, les organisations devaient être en mesure de changer de vitesse ou de faire pivoter leurs plans rapidement, d’intégrer des facteurs externes pour atténuer les risques, d’adapter les plans stratégiques aux nouveaux modèles d’entreprise, de se concentrer sur les flux de trésorerie et le fonds de roulement dans le cadre d’un plan de continuité et d’intégrer la planification dans l’ensemble de l’organisation pour obtenir une vision holistique des performances. Il y a certains événements qui ne peuvent pas être modélisés dans Excel, c’était et c’est toujours le cas. Les feuilles de calcul entravent la collaboration, créent des silos de données et de planification et provoquent un retard dans la transmission d’informations critiques qui peuvent avoir un effet d’entraînement, entraînant une mauvaise prise de décision et de mauvais résultats. Et pourtant, les gens aiment travailler avec des feuilles de calcul. Ils en ont l’habitude. Alors, existe-t-il une solution ? Heureusement, oui.

Les solutions actuelles de pilotage de la performance sont rapides, flexibles et offrent une vue globale des données de l’entreprise. Elles offrent aux parties prenantes une transparence dans les processus, permettant aux utilisateurs de rationaliser la planification et le reporting financier, et d’analyser des milliers de points de données en temps réel. Vous pouvez créer des prévisions glissantes, des états financiers opportuns tels que des comptes de résultat et des bilans, ainsi que des visualisations de données pertinentes qui vous aident à mettre en œuvre vos idées. Avec ces solutions, les données provenant de sources multiples sont stockées dans une base de données centrale, de sorte que tous les participants travaillent avec les mêmes informations. Le fait de disposer d’un référentiel central élimine les erreurs et les données contradictoires, et aide les équipes à disposer d’une source unique de vérité ainsi que d’informations financières fiables et précises.

Votre organisation peut commencer à se transformer numériquement en automatisant les processus clés, tels que la collecte et la validation des données, afin de maximiser l’efficacité des équipes. Avec les solutions de planification actuelles, les employés passent moins de temps sur les tâches manuelles et plus de temps sur l’analyse, gagnant ainsi en visibilité sur leurs données et découvrant des informations très précises. Les contrôleurs de gestion peuvent également effectuer des analyses approfondies de scénarios de simulation pour tester d’autres hypothèses de performances futures et voir l’impact des décisions avant de les prendre pour améliorer les résultats réels. Cependant, vous n’êtes pas obligé de renoncer à Excel. De nombreuses solutions de pilotage de la performance offrent une interface Excel, ce qui vous permet d’éliminer les difficultés liées aux processus basés sur des feuilles de calcul tout en travaillant dans une interface qui vous est familière. Et lorsqu’il s’agit de passer d’Excel à des solutions de planification modernes, les clients d’IBM Planning Analytics with Watson en ressentent les avantages. En savoir plus sur Planning Analytics with Watson.

2. Exploitez la puissance de la planification intégrée ou de la planification et de l’analyse étendues (xP&A) 

Le travail en silos appartient au passé. Les chefs d’entreprise du futur sont ceux qui tirent parti de la planification intégrée, de l’IA et de l’automatisation pour renforcer l’intelligence humaine et obtenir de meilleurs résultats. L’évolution rapide des conditions économiques à cause de la pandémie de COVID-19 n’a fait que souligner cet impératif. Les entreprises qui s’appuyaient sur des processus manuels cloisonnés se sont retrouvés dans une position réactive, tandis que les entreprises plus axées sur le numérique ou l’IA ont pu adopter une position proactive grâce à l’agilité dont elles ont fait preuve pour modifier rapidement leurs plans et leurs prévisions. Ces entreprises ont exploité la puissance de la planification intégrée (xP&A), ainsi que la modélisation de scénarios et les prévisions prédictives.

La planification intégrée reflète la manière moderne dont nous faisons des affaires – elle augmente la valeur critique de la collaboration et élimine les silos de données, ce qui permet un meilleur accès aux informations et une compréhension plus rapide. Elle permet à tous les utilisateurs d’accéder aux informations dont ils ont besoin quand ils en ont besoin, et elle unifie les données provenant de diverses sources de données telles que les ERP, les CRM et les GRH et garantit que les plans, les budgets et les prévisions sont créés selon une approche holistique.

Prenons l’exemple de la planification et de la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Pour faire correspondre efficacement l’offre et la demande, il faut une coordination et une collaboration à l’échelle de l’entreprise – les flux de trésorerie et le fonds de roulement doivent être pris en compte, tout comme la capacité de production et les stocks. Les organisations doivent orchestrer la convergence des éléments qui constituent l’ensemble du parcours analytique dans plusieurs départements de l’entreprise. Et le processus doit être constant et transparent. Une solution de planification centralisée peut aider à relier les tactiques de planification opérationnelle à la planification et à l’analyse financières afin d’allouer plus efficacement les ressources en fonction de l’évolution de la demande, des opportunités du marché ou des menaces concurrentielles.

Les opérations, les ventes, les finances, les RH et d’autres départements et disciplines ont tous besoin d’une planification et d’une analyse rapides et flexibles. Et tous peuvent utiliser les mêmes outils pour fournir des informations et gérer les performances. Lorsque les personnes d’une partie de l’organisation voient comment leurs décisions affectent les autres parties de l’organisation, toutes les activités seront mieux coordonnées – et donneront de meilleurs résultats. Et une solution intégrée qui rationalise la planification, la budgétisation et les prévisions dans toute l’entreprise peut permettre de réaliser d’importantes économies.

Selon une étude Forrester Total Economic Impact™ commandée par IBM, IBM Planning Analytics with Watson a permis à ses clients d’économiser 1,2 million de dollars sur trois ans, rien qu’en rationalisant la budgétisation.

3.Réimaginer le rôle du back-office 

Le parcours professionnel du personnel de back-office est sur le point d’évoluer. Avec l’automatisation du processus budgétaire, les directeurs financiers et les contrôleurs de gestion jouent un rôle de premier plan dans la réinvention de la main-d’œuvre : créer une équipe compétente, agile, collaborative et habilitée à mener l’organisation vers l’avenir. Nous pensons que cela signifie faire évoluer le rôle du back-office d’un rôle administratif à un rôle stratégique.

Grâce à l’IA, les chefs d’entreprise peuvent automatiser les tâches fastidieuses et nécessitant beaucoup de main-d’œuvre comme la collecte, l’agrégation et le nettoyage. Ils peuvent ainsi consacrer plus de temps à des tâches à valeur ajoutée et prendre des décisions mieux informées. Grâce à la rationalisation de la planification financière, de la modélisation des scénarios et des indicateurs clés de performance, les données peuvent être exploitées pour créer un cercle vertueux qui informe sur les opérations actuelles et futures. Les dirigeants peuvent également incorporer des capacités prédictives dans leur pratique de pilotage budgétaire, afin de créer des prévisions plus précises et plus fiables.

La prévision prédictive utilise l’analyse statistique et prédictive pour identifier et évaluer les tendances et les modèles de saisonnalité dans les valeurs historiques, ce qui améliore considérablement la précision des prévisions. Elle réduit également le temps nécessaire pour produire des prévisions de rentabilité et de bilan précises, permettant aux utilisateurs de se concentrer sur l’optimisation des processus, la gestion des exceptions et les ajustements.

Libérées des tâches routinières, les équipes FP&A auront la possibilité de penser de manière innovante et de mettre leur expertise et leurs compétences au service de la prise de décision stratégique et d’un travail plus utile. Un travail utile garantit que les compétences et les talents des employés sont pleinement utilisés et qu’il y a un meilleur alignement sur les valeurs fondamentales partagées. L’indice IBM de l’expérience des employés montre que 80 % des employés font état d’une expérience plus positive lorsque leur travail est conforme aux valeurs fondamentales de l’organisation. Et plus les employés sont heureux, plus les clients et les utilisateurs finaux ont tendance à être satisfaits.

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